Entrez-vous souvent dans des boucles dont vous avez du mal à sortir lorsque vous essayez de remplir vos objectifs de travail ? Avez-vous l’impression d’être toujours occupé mais de ne pas avancer ni toucher du doigts les objectifs importants que vous vous êtes fixés ?

Que ce soit à moyen ou plus long terme, arrivez vous à focaliser vos efforts de façon ininterrompue pour produire rapidement et efficacement les résultats voulus ? La vie quotidienne est remplie de distractions et d’interruptions qui ont un impact énorme sur notre capacité à produire des résultats. Notre attention est sans arrêt sollicitée de part et d’autre. Certaines habitudes et pratiques considérées comme normales ont un effet dramatique sur nos performances et notre productivité.

En lisant cet article vous apprendrez à vous focaliser sur les tâches importantes et vous faire une réputation de champion qui arrive à accomplir beaucoup plus que la plupart de ses collègues. Vous serez ainsi plus en voie pour une promotion et aurez plus de cartes en main pour demander une augmentation de salaire. Vous obtiendrez de meilleures recommandations si vous étiez amené à changer de travail ou à vouloir saisir une opportunité de carrière. Une opportubité qui ne se présenterait pas si vous n’aviez pas une réputation de champion qui vous démarque du reste de la masse.

Entrons dans le vif du sujet avec le premier danger qui menace votre productivité.

Le multi-tasking

Il m’arrive souvent de travailler avec des clients qui m’assurent être les rois de la gestion multi-tâches. C’est une grande fierté pour eux de pouvoir accomplir toutes ces choses à la fois.

La réalité est qu’ils se rendent la tâche difficile et réduisent drastiquement leur productivité en ayant de telles pratiques. Cet auto-sabotage, se fait de plus totalement à leur insu. Pourquoi ? Des études ont montrés que le « multi-tasking » a des effets diminuant énormes sur les capacités intellectuelles de ceux ou celles qui le pratiquent.

En effet, les capacités d’une personne sont plus diminuées par la dispersion d’attention sur plusieurs tâches concurrente que par la prise de cannabis. En effet, une des capacités du cerveau, que notre société moderne temps à gravement émousser, est celle de pouvoir se concentrer sur une seule et unique chose à la fois et de la mener de bout en bout. La réponse standard que j’obtiens lorsque je tiens ces propos est « mais ce n’est pas possible, nos vies sont tellement chaotiques, le téléphone peut sonner à tout moment, je peux recevoir un email important qui nécessite une réponse immédiate. Ce que vous me dites n’est pas réaliste. ».

Ceci est tout à fait vrai – cependant, il s’agit d’étudier les situations au cas par cas. Et si vous êtes tellement persuadé qu’accomplir des tâches multiples est votre sort, alors oui ce sera le cas mais sachez que cela de dépend que de vous.

Les Interruptions

Cette réponse soulève également un deuxième point important :

Êtes-vous souvent interrompu dans l’exécution de votre travail ? Il a été démontré en observant des travailleurs que chaque interruption inopinée chez une personne en train d’accomplir une tâche lui prend environ 20 minutes pour se remettre à ce à quoi elle était occupée avant d’être interrompue. D’autres études ont montré que 80% des interruptions qui ont lieu dans la journée sont sans pertinence par rapport aux tâches pour lesquelles ces employés sont là. Elles se résument à des interruptions de natures distractives et improductives.

Par conséquent, ces interruptions peuvent être minimisées en amenant une conscience de ce qu’elles produisent pour les employés et leur productivité malgré l’innocente nature de celles-ci. Paradoxalement, le nombre de moyens d’interrompre les gens dans leur processus de production se multiplient de plus en plus : fenêtre pop-up de mise à jour de logiciel sur l’ordinateur, SMS, messageries instantanées, appels sur portables personnels, mails distractifs en provenance directe de GrosseBlague.com, passages surprises de courtoisies dans les bureaux.

La liste reste encore longue et les sources d’interruptions sont très nombreuses et ne cesse de s’allonger jours après jours.

Établir ses priorités

Le dernier danger est lié au fait de ne pas avoir mis en place vos priorités.

Quelle est la chose que vous devez accomplir maintenant pour avoir sentiment d’avoir été productif aujourd’hui ? Tellement de gens se perdent dans des digressions, qui à la fin de leur journée leur donnent l’impression d’avoir fait beaucoup sans avoir le sentiment d’avoir été productif.

Un paradoxe plutôt intéressant, n’est-ce pas ? On travaille beaucoup, les gens nous voient nous agiter et courir dans tous les sens mais finalement lorsque la semaine se termine, on se rend compte que les tâches les plus importantes n’ont pas été abordées au profit de tâches subalternes qui restent peu profitables à l’entreprise et vous coûte personnellement votre temps et votre énergie.

Quelles sont alors les solutions pour pouvoir surmonter ces grands fléaux d’anti-productivité ? La réponse, est que c’est à vous de mettre en place un plan précis d’actions qui vont vous permettre de finir vos journées avec la grande satisfaction d’avoir accompli votre tâche la plus importante.

Les remèdes

Voici quelques stratégies que vous pouvez mettre en place pour vous-même ou avec vos collègues :

• Définissez vos priorités et créez ou adopter un outil existant qui vous permet de savoir en temps réel ce à quoi vous devez employer votre temps pour obtenir des résultats.
• Mettez vos collègues ou les gens qui se trouvent près de votre lieu de travail du choix de votre nouvelle habitude qui consiste à minimiser les interruptions au maximum et expliquez leur comment cela risque d’impacter sur eux. Demandez leurs de coopérer.
• Établissez des plages de temps au cours desquelles vous ne voulez absolument  pas être dérangé (sauf si l’immeuble est en flamme).
• Faites alors en sorte d’éteindre tout matériel et / ou logiciel susceptible de générer des interruptions durant cette période de temps de focalisation intense et ininterrompue.
• Faites attention à votre propre tendance ou vouloir aller chercher de la distraction. Si le fait d’être focalisé sur une tâche pendant une période de temps fixe n’est pas encore une habitude pour vous, vous risquer d’être votre pire ennemi dans cette situation.
• Au terme de cette période de travail focalisé et ininterrompu, offrez-vous une période de déconnexion et de régénération complète et ininterrompue avant de vous y remettre.
• Pour finir, adoptez un système de gestion de vos mails afin de séparer ce qui relève du domaine de l’important ou de l’inutile avec toutes les catégories qui existent au milieu et qui fonctionnent pour vous.

Voilà, vous avez maintenant en main les clés d’une productivité accrue, que ce soit pour vous, travailleur indépendant à la maison ou pour vous qui managez et gérez une équipe en entreprise. La différence relèvera surtout des gens que vous aurez à informer sur vos nouvelles résolutions de travail et des sources d’interruptions possibles.

Si vous faites de ces pratiques une habitude, vous serez bien vite sur le chemin du succès car peu de gens y réfléchissent et implémentent ces stratégies..Elles n’arrivent bien souvent pas à atteindre leurs objectifs.

Partagez vos techniques de productivité ou remarques dans les commentaires de cet articles.

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